Cómo organizar eventos y congresos por streaming en época de confinamiento

Tiempos de cambio exigen una mente abierta, capaz de aprovechar las circunstancias colocando las velas a favor del viento. Por ello, cada vez más empresarios estamos convirtiendo crisis en oportunidad, con una nueva tendencia de eventos y congresos por streaming, también llamados eventos híbridos: presenciales y virtuales.

Los eventos híbridos permiten mantener el networking, el aprendizaje conjunto y la actividad económica, aunque haya coronavirus, distancia social y confinamiento. Además, suponen unas ventajas adicionales, como la posibilidad de contar con asistentes de todos los lugares del mundo, y ampliar el aforo de manera ilimitada gracias a la posibilidad de asistencia remota, maximizando los esfuerzos de convocatoria.

Los eventos híbridos permiten mantener el networking, el aprendizaje conjunto y la actividad económica, aunque haya coronavirus, distancia social y confinamiento

Vídeo de preparación de congreso híbrido por streaming organizado en España con traducción simultánea, multicámara y ponentes en local y remoto.

¿En qué consisten los eventos híbridos?

Básicamente son eventos que se desarrollan de forma presencial en un espacio físico, ya sea un auditorio, hotel u otros, y que ofrecen streaming para que haya posibilidad de contar con asistentes y ponentes virtuales. Los asistentes presenciales, así como los diferentes organizadores del evento y ponentes, mantienen los protocolos de seguridad, distancia social, etc. marcados por las autoridades sanitarias por causa del COVID-19.

Con todo, en algunos casos estos eventos híbridos se llevan a cabo sin participación presencial de ningún asistente, solo vía online. En esos casos, básicamente se filma un plató con el o los ponentes, y el público es 100% virtual.

¿Por qué contratar a una empresa de Streaming Profesional para Empresas?

Contar con un Streaming Profesional para Empresas permite que esta clase de eventos sean mucho más enriquecidos, por ejemplo usando la multicámara. El asistente que se conecta desde su casa al evento, puede tener una experiencia mucho más completa y dinámica si tiene planos generales y del detalle, por ejemplo.

Asimismo, los eventos híbridos permiten mostrar en streaming la participación en tiempo real de los propios asistentes, ya sea el turnos de preguntas, encuestas, comentarios, y demás.

El Registro de los Asistentes Virtuales

Otro beneficio importante de los eventos en línea es su capacidad para proporcionar datos y análisis enriquecidos. Aprovechar toda la información que aportan los propios asistentes a los eventos virtuales, como su procedencia, su comportamiento online y otros, resulta muy interesante para analizar el público objetivo de una empresa y las oportunidades de negocio que van apareciendo, pudiendo hacer márketing posteriormente.

También los patrocinadores pueden tener una mayor información sobre los resultados de sus campañas. Por ejemplo, si colocas un anuncio en el descanso entre sesión y sesión online, ¿qué hacen los usuarios? Puedes analizar si se desconectan en ese tiempo o se quedan mirando el anuncio, por ejemplo, y si hacen clic en ello y muestran interés. En Internet, todo se puede medir, hasta el más mínimo clic.

¿Qué tener en cuenta al contratar Streaming para tus eventos o congresos profesionales?

La tecnología adecuada es la columna vertebral de cualquier experiencia virtual o híbrida.

Es importante tener en cuenta algunos aspectos técnicos, para que la empresa que se ocupe de llevar a cabo todo el tema pueda asegurar la suficiente calidad de video, sonido y demás.

Comprueba si la solución de streaming para tu evento cuenta con una microfonía profesional con la mejor calidad de audio. De lo contrario, podría haber problemas para escuchar al ponente, lo cual es absolutamente clave para la experiencia del evento.

Además, si existe la posibilidad de integrarse con un ordenador, ya sea PC o Mac, se puede alternar entre la exhibición del espacio, los ponentes, los asistentes presenciales o virtuales y la presentación, ya sea en Microsoft PowerPoint o Apple Keynote, por ejemplo.

Otro factor clave es que el sistema pueda soportar todas las tecnologías:

Zoom
Microsoft Teams
YouTube
GoToMeeting
Adobe Connect y demás.

Por otra parte, hay que considerar si se trata de un evento con personas de diferentes procedencias idiomáticas, si existe la traducción simultánea integrada en varios idiomas.

Para terminar, asegúrate de contar con una plataforma digital que fomente el networking entre los asistentes remotos, aquellos que no estarán físicamente en el espacio para hacer intercambio de tarjetas de visita y demás. En nuestra empresa hermana Marketing Diez podemos desarrollarte esta solución a medida.

Cuando planifiques un evento híbrido, es esencial que selecciones un lugar en el que puedas contar con la configuración tecnológica necesaria. Una buena conectividad es fundamental para ello, y no solo valora el ancho de banda de la conexión WiFi, sino también que sea una red estable, que te permita realizar transmisiones en vivo sin problemas.

Ejemplo de evento híbrido post COVID 19 realizado en España

En el vídeo mostrado al principio de este artículo se puede ver un caso real de éxito de un evento híbrido organizado en España en el mes de julio de 2020. Destaca entre otros aspectos ya mencionados, que la sala de control local se complementa con una remote en la nube. Además, en este caso el evento se graba de principio a fin, para que además de emitirse en directo se pueda visionar posteriormente, publicando en las principales redes sociales.

El evento ha sido organizado por Streaming Diez. Somos expertos en la realización de eventos híbridos, contando con los mejores equipos tecnológicos para una producción audiovisual de primer nivel y asequible. Hemos realizado más de 1.000 Streaming para empresas, y en los últimos meses hemos adaptado nuestro servicio de streaming a la tendencia en alza de eventos híbridos, siempre con todas las medidas de seguridad.

Además, también ofrecemos soluciones de Portales de Registro Web, Eventos de Pago, Email Marketing Automatizado, Formaciones e-Learning y más.

Contacta con nosotros sin compromiso y analizaremos las opciones más aconsejables para organizar tu evento presencial y virtual.